07 / 04 / 20

Piinaviikon pitkä blogi: Kun kansainvälisestä yhteistyöstä tuli etäyhteistyötä

  • 0

Etelä-Pohjanmaan liiton kansainvälistymisen tehtäväalueen henkilöstö siirtyi yhdellä rysäyksellä koronaviruksen myötä kansainväliseen etäyhteistyöhön – ja kokemukset ovat pääosin myönteisiä. Pohdimme kollegojen kanssa, mitä kolmen viikon jälkeen mietimme uudesta työkäytännöstä, ja kovin yksimielisiä olemme siitä, että etävälineiden käyttöä tulee lisätä. Onnistumisen edellytyksenä on toki se, että pohjalla on tutustuminen ja luottamussuhteen muodostaminen ensin henkilökohtaisessa tapaamisessa ja kasvokkaisessa vuorovaikutuksessa. Vaikka me pohdimme etäyhteistyötä kansainvälisessä kontekstissa, samat huomiot pätevät paikalliseen, alueelliseen ja kansalliseenkin toimintaan. Ihmisten vuorovaikutuksen peruslähtökohdat ovat kaikkialla samanlaiset. 

Euroopan unionin rahoittamissa kansainvälisissä hankkeissa samoin kuin niissä verkostoissa, joissa liitto on toimijana mukana, on hyvin vahva kasvokkaistapaamisten kulttuuri. Nyt on kuitenkin nopeasti huomattu, että kokouksia, työpajoja, haastatteluja ja seminaareja voidaan erittäin onnistuneesti järjestää myös verkossa. Se ei kuitenkaan tapahdu itsestään vain kommunikaatiovälinettä vaihtamalla, vaan etäyhteyksiä käytettäessä pitää valmistautua kunnolla, suunnitella miten toimitaan, ohjeistaa osallistujat ajoissa ja selkeästi. Liian hyvää ollakseen totta?

Tunne ihmisesi

Yhteistyön jatkamisen helppouden edellytyksenä on ollut se, että on jo aiemmin pidetty kokouksia, käyty tutustumismatkoilla ja järjestetty seminaareja paikan päälle matkustaen. Ihmiset ovat toisilleen tuttuja, ja jahka tekniikka ja etävälineet on saatu haltuun, on työtä jatkettu ja yhdessä mietitty, miten seuraava tehtävä listalla hoidetaan. Jos työryhmän johtaja tai koordinaattori on ollut aktiivinen ja ryhmää tukeva ja kannustava aiemminkin, niin hän on sitä todennäköisesti myös muuttuneessa tilanteessa. Jos ryhmässä on ollut hyvä yhteistyön ja keskustelemisen kulttuuri, se ei etätyössä katoa minnekään.

Ihmisten ja organisaatioiden välillä on toki eroja sekä osaamisessa, että halukkuudessa ja kokemuksessa käyttää etätyövälineitä. Jos henkilön toimintatapaan tai organisaation toimintakulttuuriin ei etätyö ole juuri kuulunut, koneita, laitteita ja sovelluksia ei liiemmin ole ollut saatavilla tai niitä ei ole käytetty, on alkuun pääseminen hankalampaa eikä työtapojen muutos ehkä niin innostakaan. Osaaminen ja käytössä oleva teknologia muodostavat reunaehdot, jotka ryhmien johtajien, verkkotapahtumien järjestäjien ja kaikkien osallistujien on hyvä tiedostaa niin omalta kuin yhteistyökumppaneittenkin osalta. Harvempi meistä haluaa suoraan tunnustaa, että ei osaa tai käytössä ei ole sopivia työkaluja, mutta laadukas tekeminen on mahdollista vasta, kun erot otetaan huomioon ja oppimiseen ja onnistumiseen annetaan mahdollisuus.

Tunne välineesi

Etäyhteistyön tekninen onnistuminen ja mielekkyys riippuvat laitteista, sovelluksista, toimintoasetuksista ja nettiyhteyden laadusta. Jos tekniikan mahdollisuuksien kanssa on perehtymistä kotimaisissa yhteyksissä, niin vielä vähän enemmän pitää osata ennakkoon valmistella, varmistella ja ohjeistaa, kun kokoustaa kansainvälisesti. Miten kokoukseen liitytään? Montako yhtäaikaista osallistujaa sovellus kestää kaatumatta? Toimiiko se, jos kaikilla on videoyhteys avoinna? Minkälaisia materiaaleja on tarpeen jakaa ja miten? Voi toki lähteä iloisesti soitellen sotaan ja antaa kokemuksen opettaa, mutta hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

Mitä koronan jälkeen?

Jos pandemiassa on hyviä puolia, niin olosuhteiden pakosta tapahtunut etätyövälineiden käyttöönottopakko on ehkä sellainen. Tätä nopeasti karttuvaa osaamista on helppoa hyödyntää jatkossakin, jos niin vain halutaan ja ymmärretään tehdä.

Euroopan unionilla on uudelle ohjelmakaudelle kunnianhimoiset ilmastotavoitteet, digitalisaatio ja siihen liittyvä osaaminen linkitetään kaikkeen mahdolliseen toimintaan ja kokonaisrahoituksesta väännetään kättä vielä pitkälle vuoteen 2020, koska niukkuutta jaetaan. Etäyhteistyön laajentaminen ja vahvistaminen liittyy kaikkeen tähän, ja sen pitää siis olla myös vahvasti unionin oman toiminnan fokuksessa, liittyy se sitten parlamentin, komission, direktoraattien tai muiden poliitikkojen, virkamiesten ja lobbareiden työhön tai eri kanavista rahoitettavaan hanketyppiseen toimintaan. Euroopan unionilla on mahdollisuus olla edelläkävijä ja muuttaa sanat teoiksi.

Kasvokkaisilla tapaamisilla on arvonsa, ja niiden arvoa ja merkitystä pitääkin korostaa: niistä pitää tulla tuloksekkaista ja vaikuttavia erityistilaisuuksia, kun arkisempi puurtaminen hoidetaan etäkokousten kautta.

Kasvokkaisen ja etäyhteistyön yhdistäminen on otettava huomioon jo yhteistyötä suunniteltaessa. Jatkossa jo hankehakemuksessa voidaan edellyttää perusteluja kasvokkaisten tapaamisten järjestämiselle. Hankebudjeteissa voidaan myös osoittaa resursseja laite- ja sovellushankintoihin – mieluusti sellaisiin, jotka ovat jo hankekumppaneille tuttuja tai helppo ottaa käyttöön. Lisäksi hankkeiden johtajat voivat saada valmentavaa koulutusta ryhmänohjaamisen taidoissa. Kasvokkaiset tapaamiset ovat siis jatkossakin tärkeitä. 

Kokemuspohjainen vinkkilista onnistuneen kansainvälisen - tai minkä tahansa etäkokouksen -  järjestämiseen:

  • varmista sovelluksen kantokyky: mahdollinen osallistujamäärä, videolla vai ilman
  • ohjeista kirjautuminen ja testaus; mahdollisuus testikirjautumiseen ja sovelluksen käytön kokeilemiseen
  • sovi roolitus kokouksessa: puheenjohtaja, joka seuraa chatia, esitysten jakamisen tapa: yhden henkilön kautta vai jokainen vuorollaan. Muista ennakkotestaus!
  • realistinen aikataulutus, esitysten ja keskustelujen sopiva pituus, riittävät tauot tai lyhyet äänestykset ja tehtävät esitysten välissä
  • suunnittele ja organisoi mahdollisten pienryhmien etätyöskentely osana kokouspäivää tai seminaaria
  • varmista, että kokouksen mahdollinen tallennus sopii osallistujille
  • orientoi ja aktivoi, jaa ohjelma ja materiaalit ennakkoon perehdyttäväksi
  • kannusta tekemään monipuolisia esityksiä (teksti, kuvat, videot, pohdintakysymykset), aktivoimaan vuorovaikutteisuutta ja haastamaan kuulijoita. Esittäjien osaaminen, karisma ja rutiininhallinta korostuvat kasvokkaisviestintääkin enemmän, koska vuorovaikutus on välittynyttä eikä suoraa.
  • jos haluat keskustelua, aktivoi ja järjestä siihen mahdollisuuksia!
  • kommentit ja kysymykset esitysten aikana chattiin TAI hyvä vinkki: kysymysmerkki chatissa tarkoittaa, että henkilöllä on kysymys esityksen päätyttyä. Moderaattori jakaa puheenvuorot chatista järjestyksessä

 

Pia Kattelus
kansainvälisten asioiden päällikkö

Kommentit

Kommentoi

En ole ihminen

Etelä-Pohjanmaan liittoPL 109, 60101 SeinäjokiKampusranta 9 C, Frami, 4. kerros • etunimi.sukunimi@etela-pohjanmaa.fi

Takaisin
ylös