Asiakirjajulkisuuskuvaus
Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus
Etelä-Pohjanmaan liitto ylläpitää kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain mukaisesti.
Etelä-Pohjanmaan liitto muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa Etelä-Pohjanmaan liiton asiakkaille yleiskuvaus siitä, miten sen asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle.
Etelä-Pohjanmaan liiton asiarekisteri ja tiedonhallinta
Etelä-Pohjanmaan liiton asiarekisterinä on kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteristä ilmenee Etelä-Pohjanmaan liitossa vireille pannut asiat, niiden käsittelyvaiheet sekä niihin liittyvät asiakirjat. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Etelä-Pohjanmaan liiton asianhallintajärjestelmän lisäksi operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon.
Tietovarannot, tietoaineistot sekä tietojärjestelmät ja niiden käyttötarkoitukset
Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa.
Etelä-Pohjanmaan liiton tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä.
Etelä-Pohjanmaan liiton tietovarannot ja niiden käyttötarkoitus:
Johtamisen ja strategisen yhteistyön tietovarannot. Käyttötarkoitus: Etelä-Pohjanmaan maakunnan edunvalvontatehtäviin liittyvä asiankäsittely. Viestinnän ja tiedottamisen toteuttaminen. Tietotuotannon ja tilastotoimen toteuttaminen.
Koulutuksen ja tutkimuksen tietovaranto. Käyttötarkoitus: Koulutuksen ja tutkimuksen suunnittelu ja ohjaus sekä liikuntatoimen ohjaus.
Aluekehityksen tietovaranto. Käyttötarkoitus: Maakunnallinen strategia- ja ohjelmatyö, tulevaisuustyö, hankerahoitus (EU:n alue- ja rakennepolitiikan rahastot, kansallinen rahoitus) sekä muu kehittämis- ja suunnittelutoiminta.
Kulttuuripalveluiden tietovaranto. Käyttötarkoitus: Kulttuurin kehittäminen ja yhteistyö.
Maakuntasuunnittelun tietovaranto. Käyttötarkoitus: Maakuntakaavan laadinta, lausuntojen antaminen kuntien yleis- ja asemakaavoista, ympäristöasioista sekä ympäristövaikutusten arvioinnista. Liikennejärjestelmäsuunnitelman laadinta sekä paikkatieto.
Kansainvälisen toiminnan tietovaranto. Käyttötarkoitus: Kansainvälinen hankerahoitus ja kansainvälisten järjestöjen ja verkostojen toimintaan osallistuminen sekä kansainvälinen edunvalvonta ja suhdetoiminta.
Hallintoasioiden tietovaranto. Käyttötarkoitus: Hallintoasioiden ohjaus, toiminnan suunnittelu, päätöksenteko ja johtaminen. Maakuntaliiton kokousten hallinta sekä maakuntahallituksen asettamat työryhmät.
Henkilöstöasioiden tietovaranto. Käyttötarkoitus: Henkilöstön palkkaaminen ja palvelusuhteen aikainen asiankäsittely. Osaamisen kehittäminen ja työhyvinvoinnin edistäminen.
Talousasioiden tietovaranto. Käyttötarkoitus: Talouden suunnittelu, rahoitus, kirjanpito ja maksuliikenne. Omaisuuden hallinta ja hankintatoimi.
Tiedonhallinnan tietovaranto. Käyttötarkoitus. Tiedonhallinnon ja tietopalvelun järjestäminen, käsittäen tietoturvan, tietosuojan, asiakirjahallinnon ja arkistoinnin sekä tietopalvelun. Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito.
Etelä-Pohjanmaan liiton tietojärjestelmät ja niiden käyttötarkoitus:
Asianhallintajärjestelmä. Käyttötarkoitus: Käsiteltävien asioiden, niiden toimenpiteiden sekä saapuvan ja liitossa syntyvän asiakirja-aineiston hallinta. Viranhaltijapäätösten laadinta ja julkaisu verkkosivuilla. Esityslistalle ja pöytäkirjalle tulevien asioiden hallinta ja julkaisu verkkosivuilla.
Tiedonohjausjärjestelmä. Käyttötarkoitus: Tiedonohjaussuunnitelman laadinta ja ylläpito, asiakirjojen säilytysaikojen ja julkisuuden määritys.
Taloushallinto-ohjelma. Käyttötarkoitus: Sähköinen ostolaskujen kierrätys-, kirjanpito- ja budjetointijärjestelmä, ostoreskontra.
Henkilöstöhallintaohjelma. Käyttötarkoitus: Palkka- ja palkkiotapahtumien sekä matkalaskujen luonti, niiden hyväksyntä sekä maksaminen. Pankki-, kirjanpito- ja tulorekisteriaineiston sekä henkilöstötilinpäätösliitteiden muodostus. Luottamushenkilöpalkkioiden maksaminen.
EU:n rakennerahastohankkeiden sähköisen asioinnin järjestelmä. Käyttötarkoitus: EU-rakennerahastohankkeiden hallinnointi.
Paikkatieto-ohjelma. Käyttötarkoitus: Paikkatieto-ohjelma. Paikkatietoaineistojen ylläpito, käsittely, analysointi ja hyödyntäminen. Kaavatietokannan ylläpito, analyysit, karttojen luonti.
Tietopalvelu ja tietopyynnön tekeminen
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.
Etelä-Pohjanmaan liiton tietoaineistot eivät ole avoimesti saatavissa teknisen rajapinnan avulla.
Etelä-Pohjanmaan liiton asiakirjoihin liittyvä tietopyyntö tulee yksilöidä riittävän tarkasti, jotta siitä ilmenee mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Hakutekijöinä voivat olla asian, hankkeen, yrityksen, yhteisön tai henkilön nimi, asianumero sekä ajankohta.
Tietopyyntö rekisteröidään kirjaamossa ja toimitetaan eteenpäin oikealle taholle vastattavaksi. Tietopyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa tai mikäli pyyntö koskee laajoja asiakirjakokonaisuuksia, pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa.
Tietopyyntö lähetetään Etelä-Pohjanmaan liiton kirjaamoon joko sähköpostitse: kirjaamo@etela-pohjanmaa.fi tai postitse: Etelä-Pohjanmaan liitto, Kirjaamo, PL 109, 60101 Seinäjoki.