Tietosuojalausunto

Me Etelä-Pohjanmaan liitossa ymmärrämme, että yksityisyyden suoja on tärkeää henkilöstöllemme, työnhakijoillemme, luottamushenkilöillemme, yhteistyökumppaneillemme ja asiakkaillemme. Olemme sitoutuneet kunnioittamaan ja turvaamaan edellä mainittujen kohderyhmien yksityisyyttä.

Tässä Tietosuojalausunnossa:

  • Osoitamme kuinka suojaamme ja kunnioitamme yksityisyyttäsi,
  • Kerromme kuinka keräämme, käytämme, säilytämme ja suojaamme henkilötietojasi, sekä
  • Autamme sinua ymmärtämään, kuinka henkilötietojasi kerätään ja käytetään sekä mitä oikeuksia sinulla on.
  • Noudatamme henkilötietojesi käsittelyssä Suomen lainsäädäntöä sekä viranomaisten antamia määräyksiä ja ohjeita.
  • Tietosuojalausuntoa sovelletaan, kun käytät palveluitamme tai vierailet verkkosivuillamme. Tietosuojalausuntoa ei sovelleta muiden yhtiöiden tarjoamiin palveluihin tai verkkosivuihin, vaikka pääsy näihin palveluihin tapahtuisi Etelä-Pohjanmaan viestintäverkon tai palveluiden kautta.

KUINKA KERÄÄMME HENKILÖTIETOJA?

Etelä-Pohjanmaan liitto tarjoaa monenlaisia palveluita. Keräämämme henkilötiedot riippuvat palveluista, joita käytät tai tilaat ja siitä mitä tietoja toimitat meille tässä yhteydessä tai muutoin kirjautuessasi tarjoamaamme palveluun tai asioidessasi kanssamme.

Keräämme henkilötietoja, jotka:

• Sinä annat asioidessasi kanssamme esimerkiksi silloin kun kirjaudut palveluihimme, tilaat uutiskirjeemme tai olet meihin yhteydessä.
• Syntyvät palvelun käytön tai asioinnin yhteydessä, lain sallimissa rajoissa esimerkiksi silloin kun käytät palveluita (esim. puhelun soittamisen ja sähköpostin lähettämisen yhteydessä tai verkkosivuilla käydessä).
• Syntyvät työsuhteen tai luottamushenkilösuhteen muodostuessa.

Henkilötietojen luovuttaminen Etelä-Pohjanmaan liitolle ei ole pakollista, mutta mikäli päätät olla luovuttamatta henkilötietojasi, emme välttämättä voi tarjota sinulle palveluitamme, jotka ovat ensiarvoisen tärkeitä liiton lakisääteisen viranomaistehtävän hoitamiseen ja tiedotusvelvollisuuden täyttämiseen sekä oman tehtäväsi täyttämiseen liiton työntekijänä, luottamushenkilönä tai yhteistyökumppanina.

MITÄ HENKILÖTIETOJA KERÄÄMME SINULTA?

Keräämme seuraavan tyyppisiä henkilötietoja:

  • Perustiedot kuten nimi ja yhteystiedot, työorganisaatio ja erikoisruokavaliot;
  • Demografiatiedot kuten ikä, syntymäaika, sukupuoli ja äidinkieli;
  • Asiakkuuteen liittyvät tiedot kuten palvelua ja sen käyttäjää koskevat perustiedot, laskutustiedot ja asiakasyhteydenotot;
  • Palveluiden käyttäjän tunnistamiseen ja rekisteröitymiseen liittyvät tiedot kuten palveluissa tarvittavat käyttäjätunnukset ja salasanat;
  • Sopimuksen tai lain noudattamisen myötä syntyneet perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot, henkilötunnus, pankkitilitiedot, työorganisaatio ja erikoisruokavaliot;
  • Muut suostumuksellasi kerättävät, suostumuksen pyytämisen yhteydessä tarkemmin määritellyt tiedot, kuten henkilötunnus.

KUINKA KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI?

Etelä-Pohjanmaan liitto kerää, käsittelee, käyttää ja säilyttää henkilötietoja, joita se tarvitsee lakisääteisen viranomaistehtävänsä hoitamiseen ja tiedotusvelvollisuuden täyttämiseen, tai joita sillä on lupa kerätä, käsitellä, käyttää ja säilyttää rekisteröidyn suostumuksen tai rekisteröidyn ja Etelä-Pohjanmaan liiton välille syntyneen sopimuksen perusteella.

Henkilötietojen käsittely perustuu useimmiten kanssamme tehtyyn sopimukseen. Voimme käsitellä henkilötietoja myös muilla perusteilla kuten suostumukseen tai lakiin perustuen.

Käsittelemme arkaluonteiseksi luokiteltuja tietoja ja lasten henkilötietoja lain sallimassa laajuudessa silloin kun se on kyseisessä tilanteessa asianmukaista. Pyrimme kohtuullisin toimenpitein varmistamaan ja todentamaan sen, että lapsen huoltaja on suostunut henkilötietojen käsittelyyn ottaen huomioon käytettävissä oleva teknologia ja käsittelyyn liittyvät riskit yksityisyyden suojalle.

Etelä-Pohjanmaan liitto käsittelee henkilötietojasi alla oleviin käyttötarkoituksiin:

Palveluiden tuottaminen: Käsittelemme henkilötietoja palveluiden tarjoamiseksi ja tuottamiseksi. Esimerkiksi henkilötietojasi käsitellään uutiskirjepalvelun toimittamisen yhteydessä tiedon välittämiseksi vastaanottajalle. Lisäksi palveluiden tuottaminen edellyttää, että käsittelemme henkilötietoja käyttäjien tunnistamiseen, laskuttamiseen, asiakaspalvelua varten sekä erilaisten vika- ja häiriötilanteiden korjaamiseen ja reklamaatioiden käsittelyyn. Käsittelemme henkilötietoja myös asiakasviestintään kuten palveluihin liittyvien ilmoitusten lähettämiseen ja ollaksemme asiakkaaseen yhteydessä palveluihimme liittyvissä asioissa.

Palveluiden tietoturva ja väärinkäytökset: Voimme käsitellä henkilötietoja kaikkien palveluidemme tietoturvasta huolehtimiseksi. Tarvittaessa voimme käsitellä henkilötietoja myös palveluihin liittyvien väärinkäytösten ja petosten havaitsemiseksi tai estämiseksi.

Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen: Käsittelemme henkilötietoja lakiin perustuvien velvoitteidemme hoitamiseksi kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoituksiin sekä työnantajan velvollisuuksien täyttämiseen.

Muihin tarkoituksiin, joihin olet antanut suostumuksesi: Voimme käsitellä henkilötietojasi kaikkiin niihin käyttötarkoituksiin, joihin olet antanut suostumuksesi.

Käsittelemme kaikissa edellä mainituissa tilanteissa henkilötietoja vain käsittelyn tarkoituksen vaatimassa laajuudessa ja otamme aina huomioon käyttäjiemme yksityisyyden suojan. Etelä-Pohjanmaan liitto käsittelee henkilötietojasi ainoastaan määriteltyyn käyttötarkoitukseen. Voimme yhdistää eri palveluiden yhteydessä kerättyjä tietoja siltä osin kuin tiedot on kerätty samaan käyttötarkoitukseen. Emme koskaan käsittele henkilötietoja määritellyn käyttötarkoituksen kannalta yhteensopimattomalla tavalla.

Jos aiomme käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin, on meidän ilmoitettava rekisteröidylle ennen kyseistä jatkokäsittelyä tästä muusta tarkoituksesta ja annettava kaikki asiaankuuluvat lisätiedot.

Käsittelyssä ei käytetä oikeutettuja etuja, eikä rekisteröityihin kohdistu automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

KUINKA TURVAAMME HENKILÖTIETOSI?

Henkilötietojesi turvaaminen on meille äärimmäisen tärkeää. Etelä-Pohjanmaan liitto työskentelee jatkuvasti käyttäjien oikeuksien turvaamiseksi. Huolehdimme henkilökunnan, tietojen, tietojärjestelmien sekä sisäisten ja yleisten viestintäverkkojen kuin myös toimistojen ja teknisten tilojen turvallisuudesta. Erityistä huomiota kiinnitämme tietojen kuten henkilötietojesi turvaamiseen.

Tietojen turvaamisessa otamme huomioon henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit yksityisyyden suojalle ja toiminnalle, käytettävissä olevat tekniset mahdollisuudet sekä erilaiset uhkatekijät sovellettavan lainsäädännön, määräysten ja sopimusvelvoitteiden mukaisesti.

Tietoturva ja käyttäjätietojen turvaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Pyrimme toteuttamaan tarkoituksenmukaisia menettelytapoja henkilötietojen suojaamiseksi sekä estääksemme ja havaitaksemme ulkopuolisten pääsyn henkilötietoihin.

KENELLE LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJASI?

Etelä-Pohjanmaan liitto voi siirtää asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Voimme siirtää henkilötietojasi:

Etelä-Pohjanmaan liiton puolesta toimiville alihankkijoille tai palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme antamamme toimeksiannon perusteella. Nämä kolmannet osapuolet eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun kuin kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen. Käyttäessämme alihankkijoita huolehdimme asianmukaisella tavalla siitä, että käsittely tapahtuu Tietosuojalausunnon mukaisesti.

Henkilötietoja puolestamme käsittelevät kumppanit voivat olla sijoittautuneet Suomeen tai Euroopan Unionin alueelle. Huolehdimme tällöinkin lainsäädännön edellyttämällä tavalla siitä, että henkilötietosi säilyvät edelleen suojattuina.

Voimme luovuttaa tietojasi myös:

  • Oikeuskäsittelyyn liittyen tai viranomaisen pyynnöstä sovellettavan lain perusteella tai tuomioistuimen määräyksellä oikeudenkäynnin tai viranomaisprosessin yhteydessä. Tuomioistuimen päätöksen perusteella henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi tekijänoikeuden haltijalle tai tämän edustajalle.

KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJASI?

Henkilötietoja säilytetään luottamustoimielinten toimikauden sekä lakisääteisten arkistointiaikojen ajan tai niin kauan kuin rekisteröity on antanut tähän suostumuksensa tai rekisteröidyn ja Etelä-Pohjanmaan liiton välillä on voimassa oleva sopimus. Emme säilytä vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja. Pyrimme pitämään huolen siitä, että henkilötiedot ovat ajan tasalla ja oikeasisältöisiä.

MITÄ OIKEUKSIA JA VALINTAMAHDOLLISUUKSIA SINULLA ON?

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen, jos käsittely perustuu suostumukseen. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilee henkilötietojaan käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti.

Sinulla on oikeus:

  • Tarkastaa käsittelemmekö sinua koskevia tietoja ja mitä tietoja käsittelemme voimassaolevan lain mukaisesti. Tarkastuksen voi tehdä kerran vuodessa maksutta. Pyyntö tietojen tarkastamiseksi on tehtävä joko nettilomakkeella, soittamalla tietosuojavastaavallemme 0400 299 745, lähettämällä sähköpostia kirjaamo@etela-pohjanmaa.fi tai paikan päällä Etelä-Pohjanmaan liiton toimistolla (Kampusranta 9 C, 4. krs, 60100 Seinäjoki).
  • Pyytää virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista.
  • Kieltää henkilö- ja yhteystietojen julkaiseminen ja luovuttaminen kolmansille osapuolille.
  • Peruuttaa antamasi suostumus. Tässä tapauksessa emme välttämättä voi tarjota palveluitamme sinulle.

Jos Etelä-Pohjanmaan liitto on mielestäsi toiminut Tietosuojalausunnon tai voimassaolevan lain vastaisesti, sinulla on oikeus reklamoida asiasta. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle, joka valvoo henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta tai viestintävirastolle, joka valvoo välitystietojen käsittelyn lainmukaisuutta Suomessa. Yhteystiedot reklamaatiota tai valitusta varten löydät Tietosuojalausunnon lopusta.

KUINKA SAAT TIEDON TIETOSUOJALAUSUNNON MUUTTAMISESTA?

Päivitämme Tietosuojalausuntoa tarvittaessa toimintamme ja palveluidemme kehittymisen myötä. Kehotamme säännöllisesti tarkistamaan uusimman version lausunnosta verkkosivuiltamme.

KUINKA SAAT MEIHIN YHTEYDEN?

Henkilötietojen käsittelyyn tai Tietosuojalausuntoon liittyvät kysymykset voit lähettää alla oleviin osoitteisiin.

Tietosuoja-asetuksen tarkoittama henkilötietojen rekisterinpitäjä on Etelä-Pohjanmaan liitto (y-tunnus 0955281-3).

Henkilötietoihin ja niiden käsittelyyn liittyvät tarkastuspyynnöt:

Meidän täytyy tunnistaa pyynnön tekijä, jotta voimme selvittää oikean henkilön tiedot vastauksessamme. Emme käsittele tällä lomakkeella kerättyjä tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin pyynnön käsittelyyn ja tiedot poistetaan vuoden kuluttua tietopyynnön käsittelystä.

Henkilötietopyyntö

Voit esittää tietopyynnön omista henkilötiedoistasi joko nettilomakkeella, soittamalla tietosuojavastaavallemme 0400 299 745, lähettämällä sähköpostia kirjaamo@etela-pohjanmaa.fi tai paikan päällä Etelä-Pohjanmaan liiton toimistolla (Kampusranta 9 C, 4. krs, 60100 Seinäjoki). 

Toimitamme tilaamasi tiedot kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta. Pyynnön voit esittää maksutta kerran vuodessa. 




    * Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia

    Käymällä Etelä-Pohjanmaan liiton toimistolla:
    Kampusranta 9 C, 4. krs
    60100 SEINÄJOKI

    Ottamalla yhteyttä tietosuojavastaavaamme:
    Marjut Ojanperä
    puh. 0400 299 745
    kirjaamo@etela-pohjanmaa.fi

    Tietosuojalausuntoon liittyvät tiedustelut:

    Etelä-Pohjanmaan liitto
    Kampusranta 9 C, 4. krs
    60100 SEINÄJOKI

    Tietosuojavastaava Marjut Ojanperä
    puh. 0400 299 745
    kirjaamo@etela-pohjanmaa.fi

    Valvovien viranomaisten yhteystiedot:

    Tietosuojavaltuutettu
    Ratapihantie 9, 6 krs
    00520 Helsinki
    tietosuoja@om.fi

    Viestintävirasto
    Itämerenkatu 3 A
    00180 Helsinki
    kirjaamo@viestintavirasto.fi

    Henkilötietojen käsittelyyn soveltavat lait, ks. Tietosuoja-asetus (2016/679) 

    Tietosuojaseloseet 

    Etelä-Pohjanmaan liiton henkilörekistereiden tietosuojaselosteissa kerrotaan, mihin tarkoituksiin ja miten henkilötietoja käytetään. 

    Asiakasrekisteri 
    Sidosryhmärekisteri  
    Luottamushenkilörekisteri 
    Työnhakijarekisteri  
    Henkilöstörekisteri