Tilaisuuksien tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat
1. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
Rekisterinpitäjä
Etelä-Pohjanmaan liitto, Y-tunnus 0955281-3
Kampusranta 9 C, 60320 Seinäjoki
Puhelin 0400 299 745, sähköposti kirjaamo@etela-pohjanmaa.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava
Nimi: Marjut Ojanperä
Puhelin 0400 299 745, sähköposti marjut.ojanpera@etela-pohjanmaa.fi
2. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteröityjen ryhmä: Etelä-Pohjanmaan liiton järjestämiin tilaisuuksiin ilmoittautuneet ja niihin osallistuneet.
Käsiteltävät henkilötiedot: Nimi, sähköposti, osoite, puhelinnumero, nimike, organisaatio, erityisruokavalio.
3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käytetään tilaisuuksien käytännön järjestelyiden toteuttamiseksi ja mahdollisesti tilaisuuden materiaalien jälkilähettämiseen osallistujille.
Tietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan henkilöiltä itseltään.
5. Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin
Nimi ja organisaatio voidaan luovuttaa tilaisuuden muille osallistujille henkilön suostumuksella. Henkilötietoja voidaan luovuttaa tilaisuuden tiloista ja tarjoiluista vastaaville organisaatioille sekä mahdollisille muille tapahtumanjärjestäjille ja yhteistyötahoille.
Etelä-Pohjanmaan liiton hallinnoimien hankkeiden tilaisuuksien henkilötietoja voidaan luovuttaa lisäksi hankkeen tilintarkastajalle sekä erityisestä syystä rahoittajalle ja hankekumppaneille.
Muutoin henkilötietoja ei luovuteta Etelä-Pohjanmaan liiton ulkopuolelle.
Tietoja siirretään EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle, koska käsittelyssä käytetään järjestelmätoimittajaa, johon sovelletaan yhdysvaltalaista sääntelyä, jolloin henkilötietojen siirron tulkitaan tapahtuvan Yhdysvaltoihin. Euroopan komissio on antanut Yhdysvaltojen tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen, jonka nojalla henkilötietojen siirtomekanismina käytetään EU-US tietosuojakehystä niiden järjestelmätoimittajien osalta, jotka ovat kyseiseen järjestelyyn sertifioituneet.
6. Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään kolme kuukautta tilaisuuden jälkeen, ellei osallistuja ole antanut erillistä suostumusta yhteystietojensa käyttöön tapahtumaviestinnässä. Etelä-Pohjanmaan liiton hallinnoimien hankkeiden tilaisuuksien tiedot säilytetään kyseisen rahoitusohjelman vaatiman arkistointiajan.
7. Käsittelyyn liittyvät riskit ja tietojen suojaus
Pääsy rekisterin tietoihin on vain Etelä-Pohjanmaan liiton työntekijöillä, joiden työtehtäviin tilaisuuksien järjestäminen kuuluu. Tietoja kerätään Microsoft Forms -lomakkeilla. Rekisterin tiedot tallentuvat Microsoft 365 -ympäristöön, joka on suojattu käyttäjätunnuksilla ja monivaiheisella tunnistautumisella (MFA). Palveluiden tietoturva perustuu Microsoftin tarjoamiin suojamekanismeihin. Käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädännön suojaamisvelvoitteita ja vaitiolovelvollisuutta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn ja käsittelyä valvotaan.
8. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttö
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, kuka käsittelee henkilötietoja, miten henkilötietoja luovutetaan ja miksi niitä luovutetaan.
Rekisteröidyllä on käytettävissään alla luetellut oikeudet. Oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tämän selosteen tarjoamien yhteydenottokanavien kautta.
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihin. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan vuoksi.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:
- Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta perustetta
- Rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta perustetta
Jos tarve henkilötiedon käsittelylle lakkaa, tieto poistetaan ilman erillistä pyyntöä. Kaikkea tietoa ei kuitenkaan voi aina poistaa edes pyynnöstä, jos rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvoite käsitellä tietoa pidempään.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla. Tämä tarkoittaa esimerkiksi tapauksia, joissa henkilötietojen paikkansapitävyyteen tai käsittelyn lainmukaisuuteen liittyy epäselvyyksiä.
Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli käsittelemme niitä oikeutetun etumme tai yleisen edun perusteella.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada antamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai suostumukseen perusten.
Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, milloin tahansa tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen, jos käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen saattaa vaikuttaa mahdollisuutemme tarjota esimerkiksi tiettyjä vapaaehtoisia etuja, jotka perustuvat suostumukseen.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet henkilötietoja käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti. Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin asian selvittämiseksi.
Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja@om.fi
9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa.
Seloste on päivitetty 3.6.2026