Viestinnän tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat

1. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Etelä-Pohjanmaan liitto, Y-tunnus 0955281-3
Kampusranta 9 C, 60320 Seinäjoki
Puhelin 0400 299 745, sähköposti kirjaamo@etela-pohjanmaa.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava

Nimi: Marjut Ojanperä
Puhelin 0400 299 745, sähköposti marjut.ojanpera@etela-pohjanmaa.fi

2. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröityjen ryhmät:Liiton nykyiset luottamushenkilöt sekä verkkosivujen kautta uutiskirjeitä tilanneet henkilöt.

Liiton sidosryhmät ja asiakkaat, joille viestitään liiton toiminnasta, palveluista ja viranomaispäätöksistä

Käsiteltävät henkilötiedot: Uutiskirjeitä tilanneiden osalta rekisteriin tallennetaan tilaajan sähköpostiosoite ja postituslistalle liittymisaika. Muun viestinnän osalta käsiteltävät henkilötiedot ovat nimi ja sähköpostiosoite.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käytetään Etelä-Pohjanmaan liiton sähköisten uutiskirjeiden ja tiedotteiden välittämiseen sekä muuhun tiedottamiseen.

Tietojen käsittely perustuu tilaajan antamaan suostumukseen uutiskirjeitä tilanneiden osalta. Muuten viestintään liittyvä käsittely perustuu liiton lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen ja/tai yleistä etua koskevan tiedotustehtävän suorittamiseen.

4. Säännönmukaiset tietolähteet 

Tiedot saadaan henkilöiltä itseltään ja heidän taustaorganisaatioiltaan sekä rekisterinpitäjän verkkosivuilta.

5. Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei luovuteta Etelä-Pohjanmaan liiton ulkopuolelle.

Uutiskirjepalvelun tarjoaja Creamailer Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä.

Tietoja siirretään EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle, koska käsittelyssä käytetään järjestelmätoimittajia, joihin sovelletaan yhdysvaltalaista sääntelyä, jolloin henkilötietojen siirron tulkitaan tapahtuvan Yhdysvaltoihin (Microsoft). Euroopan komissio on antanut Yhdysvaltojen tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen, jonka nojalla henkilötietojen siirtomekanismina käytetään EU-US tietosuojakehystä niiden järjestelmätoimittajien osalta, jotka ovat kyseiseen järjestelyyn sertifioituneet.

6. Tietojen säilytysaika

Uutiskirjeen itse tilanneet: Tietoja säilytetään niin kauan kuin tilattu uutiskirje ilmestyy tai kunnes henkilö poistuu sähköpostilistalta.

Liiton luottamushenkilöt: Liiton luottamushenkilönä toimimisen ajan.

Muun viestinnän osalta henkilötietoja säilytetään vain niin pitkään kuin niitä tarvitaan lakisääteisten velvoitteiden täyttämisessä. Viestinnän postituslistoilta poistetaan henkilöt heidän pyydettyään poistamista.

7. Käsittelyyn liittyvät riskit ja tietojen suojaus

Järjestelmät ovat käyttäjähallinnallisin toimenpitein suojattu ja tietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan niitä työtehtävissään hyödyntävät työntekijät.

Henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn ja käsittelyä valvotaan.

8. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttö

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, kuka käsittelee henkilötietoja, miten henkilötietoja luovutetaan ja miksi niitä luovutetaan.

Rekisteröidyllä on käytettävissään alla luetellut oikeudet. Oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tämän selosteen tarjoamien yhteydenottokanavien kautta.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihin. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan vuoksi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:   

Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta perustetta 
Rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta perustetta

Jos tarve henkilötiedon käsittelylle lakkaa, tieto poistetaan ilman erillistä pyyntöä. Kaikkea tietoa ei kuitenkaan voi aina poistaa edes pyynnöstä, jos rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvoite käsitellä tietoa pidempään.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla. Tämä tarkoittaa esimerkiksi tapauksia, joissa henkilötietojen paikkansapitävyyteen tai käsittelyn lainmukaisuuteen liittyy epäselvyyksiä.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli käsittelemme niitä oikeutetun etumme tai yleisen edun perusteella.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada antamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai suostumukseen perusten.   

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, milloin tahansa tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen, jos käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen saattaa vaikuttaa mahdollisuutemme tarjota esimerkiksi tiettyjä vapaaehtoisia etuja, jotka perustuvat suostumukseen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet henkilötietoja käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti. Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin asian selvittämiseksi.

Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja@om.fi

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa.

Seloste on päivitetty 3.6.2026