Asiakirjojen rekisteröinnin ja arkistoinnin tietosuojaseloste


EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat 

1. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot 

Rekisterinpitäjä 

Etelä-Pohjanmaan liitto, Y-tunnus 0955281-3 
Kampusranta 9 C, 60320 Seinäjoki 
Puhelin 0400 299 745, sähköposti kirjaamo@etela-pohjanmaa.fi 
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuojavastaava 

Tietosuojavastaava 

Nimi: Marjut Ojanperä 
Puhelin 0400 299 745, sähköposti marjut.ojanpera@etela-pohjanmaa.fi 

2. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot 

Rekisteröityjen ryhmä on Etelä-Pohjanmaan liittoon toimeksiantoja sekä asiakirjoja lähettäneet. 

Asianhallintajärjestelmässä käsiteltävät asiakirjat voivat sisältää esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:  

  • nimi- ja yhteystiedot  
  • asema organisaatiossa  
  • rooli asiakirjan ilmaisemassa toiminnassa 
  • puhelinnumero 
  • sähköpostiosoite 
  • postiosoite 

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet 

Rekisteriä käytetään erilaisten hallintoasioiden vireille saattamisessa, asioiden valmistelussa, ratkaisemisessa, päätöksenteossa, tiedoksiannossa ja asiakirjojen arkistoinnissa. 

Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta määrää, että asiakirjarekisteriin on merkittävä viranomaisen käsiteltäviksi annetuista ja otetuista asioista seuraavat tiedot: 

  • asian vireille saattaja, asiakirjan saapumispäivä, tai, milloin asiakirja on viranomaisen laatima, sen laatimispäivä, sekä asian laatu 
  • suoritetut välitoimenpiteet, selvitys- ja lausuntopyynnöt ja niitä koskevat asiakirjat 
  • asian lopputoimenpiteet ja niitä koskevat asiakirjat 

Osa näistä asiakirjoista sisältää henkilötietoja. 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen velvoite. Asiakirjojen arkistointia ohjaa arkistolaki ja Kansallisarkiston päätökset ja määräykset. 

4. Säännönmukaiset tietolähteet 

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai viranomaisilta asian vireille tulon ja käsittelyn yhteydessä sekä oman toiminnan kautta. 

5. Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin 

Tietoja luovutetaan rekisteröidyille ja viranomaisille heitä koskevissa hallintoasioissa, esimerkiksi päätöksen tai ratkaisun tiedoksiannon kautta. 

Asianhallintajärjestelmän palveluntarjoaja Triplan Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi. Tiedot sijaitsevat palveluntarjoajan palvelimilla ja konesaleissa. 

Tietoja siirretään EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle, koska käsittelyssä käytetään järjestelmätoimittajia, joihin sovelletaan yhdysvaltalaista sääntelyä, jolloin henkilötietojen siirron tulkitaan tapahtuvan Yhdysvaltoihin (Microsoft). Euroopan komissio on antanut Yhdysvaltojen tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen, jonka nojalla henkilötietojen siirtomekanismina käytetään EU-US tietosuojakehystä niiden järjestelmätoimittajien osalta, jotka ovat kyseiseen järjestelyyn sertifioituneet. 

6. Tietojen säilytys 

Henkilötietoja säilytetään kuhunkin vireille saatettavaan asiaan tai toimenpiteeseen sovellettavien lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti. 

Henkilötietoja säilytetään asianhallinnan tiedonohjaussuunnitelman ja lainsäädännön edellyttämien säilytysaikojen mukaisesti. Erilaisiin asioihin ja toimiin sovellettavat lakisääteiset säilytysajat voivat vaihdella. Säilytysaikoja voi tiedustella liiton kirjaamosta (kirjaamo@etela-pohjanmaa.fi). 

7. Käsittelyyn liittyvät riskit ja tietojen suojaus 

Rekisteri on käyttäjähallinnallisin toimenpitein suojattu ja sen tietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan niitä työtehtävissään tarvitsevat tahot.  

Henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti henkilötietojen oikeaoppiseen käsittelyyn ja käsittelyä valvotaan.  

8. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttö  

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, kuka käsittelee henkilötietoja, miten henkilötietoja luovutetaan ja miksi niitä luovutetaan.  

Rekisteröidyllä on käytettävissään alla luetellut oikeudet. Oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tämän selosteen tarjoamien yhteydenottokanavien kautta. 

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin 

Rekisteröidyllä on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihin. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan vuoksi. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen  

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin. 

Oikeus tietojen poistamiseen 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:    

  • Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta perustetta  
  • Rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta perustetta  

Jos tarve henkilötiedon käsittelylle lakkaa, tieto poistetaan ilman erillistä pyyntöä. Kaikkea tietoa ei kuitenkaan voi aina poistaa edes pyynnöstä, jos rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvoite käsitellä tietoa pidempään. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen  

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla. Tämä tarkoittaa esimerkiksi tapauksia, joissa henkilötietojen paikkansapitävyyteen tai käsittelyn lainmukaisuuteen liittyy epäselvyyksiä.   

Vastustamisoikeus  

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli käsittelemme niitä oikeutetun etumme tai yleisen edun perusteella. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 

Rekisteröidyllä on oikeus saada antamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai suostumukseen perusten.   

Oikeus peruuttaa suostumus 

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, milloin tahansa tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen, jos käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen saattaa vaikuttaa mahdollisuutemme tarjota esimerkiksi tiettyjä vapaaehtoisia etuja, jotka perustuvat suostumukseen. 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet henkilötietoja käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti. Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin asian selvittämiseksi. 

Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot: 
Tietosuojavaltuutetun toimisto  
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki  
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki  
Vaihde: 029 56 66700  
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja@om.fi 

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi 

Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa. 

Seloste on päivitetty 3.6.2026