Rekrytoinnin tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat
1. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
Rekisterinpitäjä
Etelä-Pohjanmaan liitto, Y-tunnus 0955281-3
Kampusranta 9 C, 60320 Seinäjoki
Puhelin 0400 299 745, sähköposti kirjaamo@etela-pohjanmaa.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava
Nimi: Marjut Ojanperä
Puhelin 0400 299 745, sähköposti marjut.ojanpera@etela-pohjanmaa.fi
2. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteröityjen ryhmä: Liiton avoinna olevia työpaikkoja hakeneet sekä avoimen työpaikkahakemuksen lähettäneet.
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, valokuva, työhistoriatiedot, koulutustiedot, henkilökohtaiset taidot (esim. kielitaito, IT-taidot).
3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessin toteuttamiseksi, mikä käsittää työhakemusten vastaanottamisen, käsittelyn ja säilyttämisen. Rekisteri muodostuu työnhakijoiden henkilötiedoista.
Tietojen käsittely perustuu työnhakijan antamaan suostumukseen.
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.
5. Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin
Kaikki hakemukset tallennetaan Etelä-Pohjanmaan liiton Tweb-asianhallintajärjestelmään. Palveluntarjoaja Triplan Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi. Tiedot sijaitsevat palveluntarjoajan palvelimilla ja konesaleissa Suomessa.
Tietoja siirretään EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle, koska käsittelyssä käytetään järjestelmätoimittajia, joihin sovelletaan yhdysvaltalaista sääntelyä, jolloin henkilötietojen siirron tulkitaan tapahtuvan Yhdysvaltoihin (Microsoft). Euroopan komissio on antanut Yhdysvaltojen tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen, jonka nojalla henkilötietojen siirtomekanismina käytetään EU-US tietosuojakehystä niiden järjestelmätoimittajien osalta, jotka ovat kyseiseen järjestelyyn sertifioituneet.
6. Tietojen säilytys
Tehtävään valitun henkilön hakemus säilytetään pysyvästi. Muiden hakijoiden tiedot säilytetään kaksi vuotta rekrytointipäätöksestä ja avoimen työpaikkahakemuksen lähettäneiden tietoja kaksi vuotta hakemuksen saapumisesta.
Virkaa hakeneista tehdään yhteenveto, jonka säilytysaika kaksi vuotta.
7. Käsittelyyn liittyvät riskit ja tietojen suojaus
Suojaamme käsittelemämme henkilötiedot asiattomalta pääsyltä erilaisin teknisin ja organisatorisin keinoin ja järjestelyin. Henkilötiedot on tallennettu palvelimille ja järjestelmiin, jotka ovat suojattu palomuureilla ja salasanoilla. Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan salassapitoon sitoutuneet henkilöt, joilla on työtehtäviensä perusteella perusteltu syy käsitellä henkilötietoja.
Tietoja käsittelevät Etelä-Pohjanmaan liiton kirjaamon henkilökunta ja kuhunkin rekrytointiin erikseen nimetyt vastuuhenkilöt Etelä-Pohjanmaan liitossa. Pääsy rekisterin tietoihin on suojattu henkilökohtaisilla salasanoilla ja käyttäjätunnuksilla.
Henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn ja käsittelyä valvotaan.
8. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttö
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, kuka käsittelee henkilötietoja, miten henkilötietoja luovutetaan ja miksi niitä luovutetaan.
Rekisteröidyllä on käytettävissään alla luetellut oikeudet. Oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tämän selosteen tarjoamien yhteydenottokanavien kautta.
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihin. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan vuoksi.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:
- Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta perustetta
- Rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta perustetta
Jos tarve henkilötiedon käsittelylle lakkaa, tieto poistetaan ilman erillistä pyyntöä. Kaikkea tietoa ei kuitenkaan voi aina poistaa edes pyynnöstä, jos rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvoite käsitellä tietoa pidempään.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla. Tämä tarkoittaa esimerkiksi tapauksia, joissa henkilötietojen paikkansapitävyyteen tai käsittelyn lainmukaisuuteen liittyy epäselvyyksiä.
Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli käsittelemme niitä oikeutetun etumme tai yleisen edun perusteella.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada antamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai suostumukseen perustuen.
Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, milloin tahansa tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen, jos käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen saattaa vaikuttaa mahdollisuutemme tarjota esimerkiksi tiettyjä vapaaehtoisia etuja, jotka perustuvat suostumukseen.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet henkilötietoja käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti. Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin asian selvittämiseksi.
Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja@om.fi
9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa.
Seloste on päivitetty 3.6.2026