Luottamushenkilötietojen tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat

1. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Rekisterinpitäjä 

Etelä-Pohjanmaan liitto, Y-tunnus 0955281-3
Kampusranta 9 C, 60320 Seinäjoki
Puhelin 0400 299 745, sähköposti kirjaamo@etela-pohjanmaa.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava

Nimi: Marjut Ojanperä
Puhelin 0400 299 745, sähköposti marjut.ojanpera@etela-pohjanmaa.fi

2. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröityjen ryhmä: Liiton toimielimissä luottamushenkilönä toimivat.

Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilön perustiedot:
Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, käyttäjätunnus, sukupuoli, kotikunta, valokuva, ammatti, työpaikan tiedot, tieto mahdollisesta turvakiellosta, erityisruokavaliot.

Luottamushenkilötehtävään liittyvät tiedot:
Toimielimeen kuulumisen aloitus- ja päättymispäivämäärä

Palkkionmaksuun liittyvät tiedot:
Palkkio, kulukorvaukset, korvaukset ansionmenetyksistä, päivärahat, tilinumero, verotiedot, eläketiedot, ulosottotiedot, puolueverotiedot

Matkustukseen liittyvät tiedot:
Matkan tiedot. Ulkomaan matkoissa passin numero, passin voimassaolo.

Sidonnaisuusilmoitukset:
Sidonnaisuuksien ilmoitusvelvollisuus koskee Etelä-Pohjanmaan liitossa

maakuntahallituksen jäseniä ja varajäseniä
maakuntavaltuuston ja tarkastuslautakunnan puheenjohtajia ja varapuheenjohtajia
maakuntahallituksen esittelijänä toimivaa maakuntajohtajaa

Käsiteltävät henkilötiedot: Nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, puolue, luottamustehtävä Etelä-Pohjanmaan liitossa, johto- ja luottamustehtävät elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävä varallisuus, muut sidonnaisuudet.

Viestintään liittyvät tiedot:
Nimi, sähköpostiosoite

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toimielinten kokousten käytännön järjestelyt, luottamushenkilöiden palkkionmaksu, viestintä sekä muut luottamustoimen hoitamiseen liittyvät tehtävät.

Käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

Rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin luottamustoimen hoitamisessa ja palkkioiden ym. korvausten maksussa sekä sidonnaisuuksien ilmoittamisessa
Viestintään liittyvä käsittely perustuu liiton lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen ja/tai yleistä etua koskevan tiedotustehtävän suorittamiseen.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään Aimoa-palvelun kautta.

Tietoja voidaan saada lisäksi puoluetoimistolta ja ulosottoviranomaisilta.

5. Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin 

Luottamushenkilöiden tietoja on tallennettu sähköiseen Aimoa-palveluun. Aimoaan henkilötiedoista tallennetaan pakollisina tietoina etunimet, sukunimi, kutsumanimi, osoite, kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, henkilötunnus, henkilönumero, sukupuoli ja äidinkieli. Aimoaan valinnaisesti täytettäviä tietoja ovat ammatti, työpaikka, työantajan yhteystiedot, työnantajan tilinumero, turvakielto, erityisruokavaliot ja vakiomatkareitti kilometrikorvauksia varten.

Aimoaan tallennetaan myös luottamushenkilötehtävään liittyvät tietoja: toimielimeen kuulumisen aloitus- ja päättymispäivämäärä sekä palkkionmaksuun liittyviä tietoja: palkkio, tilinumero, puolueverotiedot. Maakuntavaltuuston puheenjohtajilta, maakuntahallituksen jäseniltä ja varajäseniltä sekä tarkastuslautakunnan puheenjohtajilta tallennetaan sidonnaisuusilmoitukset.

Aimoa-palvelun palveluntarjoaja Eduix Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi. Tiedot sijaitsevat palveluntarjoajan palvelimilla ja konesaleissa Suomessa.

Aimoa-palvelussa kerättyjä tietoja siirretään palkkioiden maksua varten Populus-järjestelmään. Populus-järjestelmässä palkkioiden maksuun liittyviä henkilötietoja käsittelee lisäksi Seinäjoen kaupungin työntekijät. Seinäjoen kaupungin työntekijät sitoutuvat pitämään salassa kaiken Etelä-Pohjanmaan liitolta saamansa materiaalin sekä toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan henkilötietojen käsittelyn riittävä turvallisuustaso.

Luottamushenkilöiden tietoja on lisäksi tallennettu Etelä-Pohjanmaan liiton asianhallintajärjestelmään ja luottamushenkilöportaaliin. Asianhallintajärjestelmään (Tweb) on tallennettu nimi, sähköpostiosoite ja henkilötunnus. Luottamushenkilöportaaliin on tallennettu käyttäjätunnus ja henkilötunnus suomi.fi -kirjautumista varten. Tiedot sijaitsevat palveluntarjoajan palvelimilla ja konesaleissa Suomessa. Asianhallintajärjestelmän ja luottamushenkilöportaalin tietoja käsittelee tarvittaessa järjestelmän palveluntarjoaja Triplan Oy. Palveluntarjoaja käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi.

Palkkioihin liittyviä tietoja käsittelevät lisäksi tilintarkastaja, Verohallinto, Keva ja ulosottoviranomaiset.

Viestintään liittyen pääsy rekisterin tietoihin on niillä Etelä-Pohjanmaan liiton työntekijöillä, joiden työtehtäviin Creamailer-palvelun käyttö kuuluu. Palveluntarjoaja Creamailer Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä.

Tietoja siirretään EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle, koska käsittelyssä käytetään järjestelmätoimittajia, joihin sovelletaan yhdysvaltalaista sääntelyä, jolloin henkilötietojen siirron tulkitaan tapahtuvan Yhdysvaltoihin (Microsoft). Euroopan komissio on antanut Yhdysvaltojen tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen, jonka nojalla henkilötietojen siirtomekanismina käytetään EU-US tietosuojakehystä niiden järjestelmätoimittajien osalta, jotka ovat kyseiseen järjestelyyn sertifioituneet.

6. Tietojen säilytys

Luottamushenkilön henkilötietoja on pysyvästi kokousten pöytäkirjoissa. Palkkioiden ym. korvausten tietoja säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä tulorekisteri-ilmoitusten tarkastusvelvoitteen perusteella.

Yhteenvedot sidonnaisuusilmoituksista säilytetään pysyvästi pöytäkirjan liitteinä.

Sidonnaisuusilmoituksen tietoja säilytetään ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän voimassaoloajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan rekisteristä ja tietoverkosta.

Viestintään liittyviä tietoja säilytetään luottamushenkilönä toimimisen ajan.

7. Käsittelyyn liittyvät riskit ja tietojen suojaus

Käyttöjärjestelmiin kirjaudutaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Järjestelmien käyttöoikeuksia on rajattu siten, että kukin henkilötietojen käsittelijä pääsee käsittelemään vain hänen tehtävässään tarvittavia tietoja.

Käsittelemämme henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä erilaisin teknisin ja organisatorisin keinoin ja järjestelyin. Henkilötiedot on tallennettu palvelimille ja järjestelmiin, jotka ovat suojattu palomuureilla ja salasanoilla. Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan salassapitoon sitoutuneet henkilöt, joilla on työtehtäviensä perusteella perusteltu syy käsitellä henkilötietoja.

Henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn ja käsittelyä valvotaan.

8. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttö

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, kuka käsittelee henkilötietoja, miten henkilötietoja luovutetaan ja miksi niitä luovutetaan.

Rekisteröidyllä on käytettävissään alla luetellut oikeudet. Oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tämän selosteen tarjoamien yhteydenottokanavien kautta.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihin. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan vuoksi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:   

Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta perustetta 
Rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta perustetta

Jos tarve henkilötiedon käsittelylle lakkaa, tieto poistetaan ilman erillistä pyyntöä. Kaikkea tietoa ei kuitenkaan voi aina poistaa edes pyynnöstä, jos rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvoite käsitellä tietoa pidempään.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla. Tämä tarkoittaa esimerkiksi tapauksia, joissa henkilötietojen paikkansapitävyyteen tai käsittelyn lainmukaisuuteen liittyy epäselvyyksiä.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli käsittelemme niitä oikeutetun etumme tai yleisen edun perusteella.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada antamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai suostumukseen perusten. 

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, milloin tahansa tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen, jos käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen saattaa vaikuttaa mahdollisuutemme tarjota esimerkiksi tiettyjä vapaaehtoisia etuja, jotka perustuvat suostumukseen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet henkilötietoja käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti. Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin asian selvittämiseksi.

Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja@om.fi

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa

Seloste on päivitetty 3.6.2026