Hankintojen tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat
1. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
Rekisterinpitäjä
Etelä-Pohjanmaan liitto, Y-tunnus 0955281-3
Kampusranta 9 C, 60320 Seinäjoki
Puhelin 0400 299 745, sähköposti kirjaamo@etela-pohjanmaa.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava
Nimi: Marjut Ojanperä
Puhelin 0400 299 745, sähköposti marjut.ojanpera@etela-pohjanmaa.fi
2. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteröityjen ryhmä: Tarjousasiakirjoja Etelä-Pohjanmaan liittoon lähettäneet yritysten ja yhteisöjen edustajat.
Käsiteltävät henkilötiedot: Käsiteltäviä henkilötietoja ovat mm.: pienhankintoihin tai kilpailutuksiin osallistuneiden yritysten ja yhteisöjen edustajien nimet, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tehtävänimike, ansioluettelot ja organisaatiotiedot.
3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Etelä-Pohjanmaan liiton pienhankintojen ja kilpailutusten toteuttaminen.
Käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen (mm. laki julkisista hankinnoista).
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.
5. Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin
Asiakirjat tallennetaan Etelä-Pohjanmaan liiton Tweb-asianhallintajärjestelmään. Palveluntarjoaja Triplan Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi.
Tietoja siirretään EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle, koska käsittelyssä käytetään järjestelmätoimittajia, joihin sovelletaan yhdysvaltalaista sääntelyä, jolloin henkilötietojen siirron tulkitaan tapahtuvan Yhdysvaltoihin (Microsoft). Euroopan komissio on antanut Yhdysvaltojen tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen, jonka nojalla henkilötietojen siirtomekanismina käytetään EU-US tietosuojakehystä niiden järjestelmätoimittajien osalta, jotka ovat kyseiseen järjestelyyn sertifioituneet.
6. Tietojen säilytys
Henkilötietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisen ajan tai jos aineisto liittyy hanketoimintaan, hankerahoittajien edellyttämän ajan. Tämä aika on yleensä 15–20 vuotta rahoittajasta riippuen.
7. Käsittelyyn liittyvät riskit ja tietojen suojaus
Tietoja käsittelevät Etelä-Pohjanmaan liiton kirjaamon henkilökunta ja kuhunkin hankintaan tai kilpailutukseen erikseen nimetyt vastuuhenkilöt Etelä-Pohjanmaan liitossa.
Henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn ja käsittelyä valvotaan.
8. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttö
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, miten heidän henkilötietojaan käsitellään ja luovutetaan.
Rekisteröidyllä on käytettävissään alla luetellut oikeudet. Oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tämän selosteen tarjoamien yhteydenottokanavien kautta.
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihin. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan vuoksi.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:
- Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta perustetta
- Rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta perustetta
Jos tarve henkilötiedon käsittelylle lakkaa, tieto poistetaan ilman erillistä pyyntöä. Kaikkea tietoa ei kuitenkaan voi aina poistaa edes pyynnöstä, jos rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvoite käsitellä tietoa pidempään.
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla. Tämä tarkoittaa esimerkiksi tapauksia, joissa henkilötietojen paikkansapitävyyteen tai käsittelyn lainmukaisuuteen liittyy epäselvyyksiä.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli käsittelemme niitä oikeutetun etumme tai yleisen edun perusteella.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada antamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai suostumukseen perusten.
Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, milloin tahansa tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen, jos käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen saattaa vaikuttaa mahdollisuutemme tarjota esimerkiksi tiettyjä vapaaehtoisia etuja, jotka perustuvat suostumukseen.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet henkilötietoja käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti. Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin asian selvittämiseksi.
Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja@om.fi
9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa.
Seloste on päivitetty 3.6.2026