Luottamushenkilörekisteri

Tietosuojaseloste

Tämä on Etelä-Pohjanmaan liiton luottamushenkilörekisterin tietosuojaseloste. Tällä selosteella kuvataan, miten Etelä-Pohjanmaan liitto käsittelee henkilötietojasi luottamushenkilörekisterissä.

Rekisterin pitäjä

Etelä-Pohjanmaan liitto
Y-tunnus: 0955281-3
Tietosuojavastaava Marjut Ojanperä
Kampusranta 9 C, PL 109, 60101 Seinäjoki
puh. 0400 299 745
kirjaamo@etela-pohjanmaa.fi

Rekisterin nimi

Etelä-Pohjanmaan liiton luottamushenkilörekisteri.

Rekisterin pitämisen peruste

Rekisteröidyn suostumuksella tai sopimus- taikka muun vastaavan suhteen tai lain perusteella tapahtuva Etelä-Pohjanmaan liiton viranomaistehtävien hoitamiseen ja sen tarjoamiin palveluihin liittyvä henkilötietojen käsittely.

Rekisterin käyttötarkoitus ja tietojen käsittely

Rekisterin käyttötarkoituksena on liiton lakisääteisen viranomaistehtävän hoitaminen ja tiedotusvelvollisuuden täyttäminen sekä ja luottamushenkilöiden kanssa viestiminen liiton toiminnasta, palveluista ja viranomaispäätöksistä.

Etelä-Pohjanmaan liitto kerää, käsittelee, käyttää ja säilyttää henkilötietoja, joita se tarvitsee lakisääteisen viranomaistehtävänsä hoitamiseen ja tiedotusvelvollisuuden täyttämiseen, tai joita sillä on lupa kerätä, käsitellä, käyttää ja säilyttää rekisteröidyn suostumuksen tai rekisteröidyn ja Etelä-Pohjanmaan liiton välille syntyneen sopimuksen perusteella.

Henkilötietojen käsittely perustuu useimmiten kanssamme tehtyyn sopimukseen. Voimme käsitellä henkilötietoja myös muilla perusteilla kuten suostumukseen tai lakiin perustuen.

Etelä-Pohjanmaan liitto käsittelee arkaluonteiseksi luokiteltuja tietoja ja lasten henkilötietoja lain sallimassa laajuudessa silloin kun se on kyseisessä tilanteessa asianmukaista. Etelä-Pohjanmaan liitto pyrkii kohtuullisin toimenpitein varmistamaan ja todentamaan sen, että lapsen huoltaja on suostunut henkilötietojen käsittelyyn ottaen huomioon käytettävissä oleva teknologia ja käsittelyyn liittyvät riskit yksityisyyden suojalle.

Etelä-Pohjanmaan liitto käsittelee henkilötietojasi alla oleviin käyttötarkoituksiin:

Palveluiden tuottaminen: Käsittelemme henkilötietoja palveluiden tarjoamiseksi ja tuottamiseksi. Esimerkiksi henkilötietojasi käsitellään uutiskirjepalvelun toimittamisen yhteydessä tiedon välittämiseksi vastaanottajalle. Lisäksi palveluiden tuottaminen edellyttää, että käsittelemme henkilötietoja käyttäjien tunnistamiseen, laskuttamiseen, asiakaspalvelua varten sekä erilaisten vika- ja häiriötilanteiden korjaamiseen ja reklamaatioiden käsittelyyn. Käsittelemme henkilötietoja myös asiakasviestintään kuten palveluihin liittyvien ilmoitusten lähettämiseen ja ollaksemme asiakkaaseen yhteydessä palveluihimme liittyvissä asioissa.

Palveluiden tietoturva ja väärinkäytökset: Voimme käsitellä henkilötietoja kaikkien palveluidemme tietoturvasta huolehtimiseksi. Tarvittaessa voimme käsitellä henkilötietoja myös palveluihin liittyvien väärinkäytösten ja petosten havaitsemiseksi tai estämiseksi.

Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen: Käsittelemme henkilötietoja lakiin perustuvien velvoitteidemme hoitamiseksi kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoituksiin.

Muihin tarkoituksiin, joihin olet antanut suostumuksesi: Voimme käsitellä henkilötietojasi kaikkiin niihin käyttötarkoituksiin, joihin olet antanut suostumuksesi.

Käsittelemme kaikissa edellä mainituissa tilanteissa henkilötietoja vain käsittelyn tarkoituksen vaatimassa laajuudessa ja otamme aina huomioon käyttäjiemme yksityisyyden suojan. Etelä-Pohjanmaan liitto käsittelee henkilötietojasi ainoastaan määriteltyyn käyttötarkoitukseen. Voimme yhdistää eri palveluiden yhteydessä kerättyjä tietoja siltä osin kuin tiedot on kerätty samaan käyttötarkoitukseen. Emme koskaan käsittele henkilötietoja määritellyn käyttötarkoituksen kannalta yhteensopimattomalla tavalla.

Jos rekisterinpitäjä aikoo käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin, rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle ennen kyseistä jatkokäsittelyä tästä muusta tarkoituksesta ja annettava kaikki asiaankuuluvat lisätiedot.

Käsittelyssä ei käytetä oikeutettuja etuja, eikä rekisteröityihin kohdistu automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Etelä-Pohjanmaan liiton henkilöstö. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidyn oikeuksien käytöstä myös henkilötietojen käsittelijöiden suuntaan.

Rekisterin sisältämät tiedot

Luottamushenkilöiden yhteystiedot, pankkitiedot, verokorttitiedot, henkilötunnukset, edustamansa puolueet, ruoka-allergiat, matkustusasiakirjat, käyttäjätunnukset.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään palvelua käytettäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyiltä esimerkiksi asioimisen yhteydessä. Henkilötietoja kerätään lisäksi puoluetoimistoista, Etelä-Pohjanmaan liiton jäsenkunnilta tai julkisesta sähköisestä yhteystietojen hakupalvelusta.

Luottamushenkilötietojen antaminen on lakisääteinen ja sopimukseen perustuva vaatimus. Luottamushenkilön on toimitettava tarvittavat henkilötiedot, jotta hän voi toimia luottamustehtävässään ja saada siitä asianmukaisen korvauksen.

Tietojen kerääminen

Etelä-Pohjanmaan liitto tarjoaa monenlaisia palveluita. Keräämämme henkilötiedot riippuvat palveluista, joita käytät tai tilaat ja siitä mitä tietoja toimitat meille tässä yhteydessä tai muutoin kirjautuessasi tarjoamaamme palveluun tai asioidessasi kanssamme.

Keräämme henkilötietoja, jotka:

Sinä annat asioidessasi kanssamme esimerkiksi silloin kun kirjaudut palveluihimme, tilaat uutiskirjeemme tai olet meihin yhteydessä.
Syntyvät palvelun käytön tai asioinnin yhteydessä, lain sallimissa rajoissa esimerkiksi silloin kun käytät palveluita (esim. puhelun soittamisen ja sähköpostin lähettämisen yhteydessä tai verkkosivuilla käydessä).
Syntyvät luottamushenkilösuhteen muodostuessa.
Otamme vastaan puoluetoimistoista, Etelä-Pohjanmaan liiton jäsenkunnilta tai julkisesta sähköisestä yhteystietojen hakupalvelusta.

Tietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään luottamustoimielinten toimikauden sekä lakisääteisten arkistointiaikojen ajan tai niin kauan kuin rekisteröity on antanut tähän suostumuksensa tai rekisteröidyn ja Etelä-Pohjanmaan liiton välillä on voimassa oleva sopimus. Emme säilytä vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja. Pyrimme pitämään huolen siitä, että henkilötiedot ovat ajan tasalla ja oikeasisältöisiä.

Sopimusperusteiset tiedot poistetaan sopimuksen päättyessä. Suostumusperusteiset tiedot poistetaan, kun rekisteröitynyt peruu suostumuksensa. Lisäksi noudatetaan lakisääteisiä asiakirjojen ja tietojen säilytysaikoja.

Pääsy henkilötietoihin on käyttäjäkohtaisten käyttötunnusten takana ja niitä hallinnoidaan Etelä-Pohjanmaan liiton tietohallintosihteerin toimesta.

Tietojen luovutus

Etelä-Pohjanmaan liitto voi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa.

Voimme luovuttaa henkilötietojasi:

Etelä-Pohjanmaan liiton puolesta toimiville alihankkijoille tai palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme antamamme toimeksiannon perusteella. Nämä kolmannet osapuolet eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun kuin kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen. Käyttäessämme alihankkijoita huolehdimme asianmukaisella tavalla siitä, että käsittely tapahtuu Tietosuojalausunnon mukaisesti.

Henkilötietoja puolestamme käsittelevät kumppanit voivat olla sijoittautuneet Suomeen tai Euroopan Unionin alueelle. Huolehdimme tällöinkin lainsäädännön edellyttämällä tavalla siitä, että henkilötietosi säilyvät edelleen suojattuina.

Voimme luovuttaa tietojasi myös:

Oikeuskäsittelyyn liittyen tai viranomaisen pyynnöstä sovellettavan lain perusteella tai tuomioistuimen määräyksellä oikeudenkäynnin tai viranomaisprosessin yhteydessä. Tuomioistuimen päätöksen perusteella henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi tekijänoikeuden haltijalle tai tämän edustajalle.

Rekisterin suojaus

Huolehdimme henkilökunnan, tietojen, tietojärjestelmien sekä sisäisten ja yleisten viestintäverkkojen kuin myös toimistojen ja teknisten tilojen turvallisuudesta. Erityistä huomiota kiinnitämme tietojen kuten henkilötietojesi turvaamiseen. Etelä-Pohjanmaan liitto työskentelee jatkuvasti käyttäjien oikeuksien turvaamiseksi.

Tietojen turvaamisessa otamme huomioon henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit yksityisyyden suojalle ja toiminnalle, käytettävissä olevat tekniset mahdollisuudet sekä erilaiset uhkatekijät sovellettavan lainsäädännön, määräysten ja sopimusvelvoitteiden mukaisesti.

Tietoturva ja käyttäjätietojen turvaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Pyrimme toteuttamaan tarkoituksenmukaisia menettelytapoja henkilötietojen suojaamiseksi sekä estääksemme ja havaitaksemme ulkopuolisten pääsyn henkilötietoihin.

Paperinen rekisteri: Säilytys tarkoituksenmukaisesti suojatussa ympäristössä.
Sähköinen rekisteri: Liiton tietoteknisissä ratkaisuissa käytetään ajanmukaista ja ajantasaista virustorjuntaa, palomuuria ja https-salausta. Pilvipalvelut on hankittu luotettavilta palveluntarjoajilta.
Käyttöoikeudet: Käyttöoikeuksia hallinnoidaan tarkoituksen mukaisesti suojatussa ympäristössä.

Valvovien viranomaisten yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutettu
Lintulahdenkuja 4
00530 Helsinki
tietosuoja@om.fi

Viestintävirasto
Itämerenkatu 3
00180 Helsinki
kirjaamo@viestintavirasto.fi